OGÓLNE WARUNKI DOSTAW HYMON FOTOWOLTAIKA Sp. z o.o.

 

DEFINICJE

1.     OWD – Ogólne Warunki Dostaw w HYMON FOTOWOLTAIKA Sp. z o.o.

2.     HF – HYMON FOTOWOLTAIKA Sp. z o.o., z siedzibą w Tarnowie (33 – 100), ul. Dojazd 16a, wpisana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowym dla Krakowa Śródmieścia XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000837128, NIP 9930676222, REGON 385894594

3.     Zarząd – HYMON FOTOWOLTAIKA Sp. z o.o.

4.     Pełnomocnik – osoba posiadająca pełnomocnictwo Zarządu.

5.     Dostawca – podmiot współpracujący z HF w zakresie świadczenia usług, realizacji dostaw, sprzedaży oraz innych relacji handlowych bez względu na jego formę prawną oraz formę współpracy.

6.     Dostawa – usługa, przedmiot, dokumentacja lub inne czynności wykonywane, dostarczane przez Dostawcę dla HF.

7.     Kupiec – upoważniony przez Zarząd Spółki pracownik, który prowadzi proces złożenia zamówienia i uzgodnienia warunków Dostawy.

8.     Dzień roboczy – dni od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy lub wolnych na podstawie innej decyzji uprawnionego organu administracji rządowej lub samorządowej).

9.     Umowa o współpracy – umowa zawarta pomiędzy HF, a Dostawcą, której przedmiotem jest określenie zakresu i zasad współpracy pomiędzy tymi podmiotami.

10.     Zamówienie – dokument HF sporządzony według wzoru stanowiącego podstawę zobowiązania, określający przedmiot, ilość, cenę, termin dostawy i płatności, autoryzowany przez Zarząd lub Pełnomocnika.

 

Artykuł 1

PŁATNOŚCI

1.     Zapłata za zrealizowane przez Dostawcę dostawy następować będzie wyłącznie na podstawie prawidłowo wystawionej i doręczonej do HF faktury VAT lub rachunku.

2.     Faktura lub rachunek mogą zostać wystawione wyłącznie za faktycznie wykonaną Dostawę.

3.     Termin płatności rozpoczyna bieg z datą odbioru przez kontrolę wewnętrznej HF, jednak nie później niż 7 dni po dacie dostawy.

4.     HF zastrzega sobie możliwość wystosowania reklamacji w sytuacji, gdy dostarczony produkt/usługa okaże się wadliwy lub niespełniający wymagań określonych w zamówieniu i niemniejszym OWD w okresie do 24 miesięcy od daty sprzedaży, chyba, że produkt jest objęty dłuższym terminem obowiązywania gwarancji.

5.     Dostawca na fakturze lub rachunku zobowiązany jest określić rodzaj i nazwę dostawy, a także wskazać termin zapłaty, z tym zastrzeżeniem, że termin zapłaty nie może być krótszy niż 30 dni od daty wystawienia faktury VAT lub rachunku,
a w przypadku określenia terminu krótszego uznaje się, iż termin zapłaty przypada po upływie 30 dni od daty otrzymania faktury VAT lub rachunku przez HF. Za dzień zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego HF.

6.     HF zastrzega sobie prawo wstrzymania zapłaty do czasu wyjaśnienia zasadności reklamacji jakościowej lub ilościowej.

7.     Dostawca nie może bez zgody HF, wyrażonej pod rygorem nieważności na piśmie dokonać przelewu wierzytelności przysługujących mu od HF na rzecz jakiegokolwiek podmiotu trzeciego.

8.     Dostawcy dostarczający wybrany asortyment produktów do HF, przeznaczony do produkcji lub montażu wyrobów, mogą zgłaszać chęć negocjacji warunków sprzedaży wyłącznie na podstawie, pisemnego wniosku zawierającego uzasadnienie kosztów wytworzenia lub kosztów dostawy. Wniosek powinien być złożony z zachowaniem trzy miesięcznego okresu poprzedzającego implementację nowych warunków. Dostawy w okresie do chwili implementacji muszą być realizowane według wcześniej komunikowanego do Dostawcy planu zapotrzebowania, na podstawie ostatniej zaakceptowanej ceny przez HF.

 

Artykuł 2

POUFNOŚĆ INFORMACJI

1.     Jeżeli w ramach współpracy pomiędzy Dostawcą i HF konieczne jest przekazanie przez HF dokumentacji, którą w ramach niniejszej umowy należy rozumieć: rysunki, szkice, próbki, informacje ustne i pisemne, opisy, modele (w tym brył 3D), procesy technologiczne (lub ich części), jak również wszelkie inne potrzebne informacje, know-how, narzędzia, bez względu na formę nośnika na jakim są przekazywane (zwanych dalej Informacjami) Dostawca zobowiązany jest do stosowania poniższych zasad.

2.     W ramach niniejszej umowy Dostawca zobowiązuje się do:

a)     zachowania poufności Informacji oraz nie ujawniania ich stronom trzecim bez pisemnej zgody HF,

b)     nie przetwarzać ani nie publikować Informacji bez pisemnej zgody HF,

c)     Informacje ujawniać wyłącznie pracownikom, którym wiedza taka jest niezbędna do wykonywania obowiązków wynikających ze współpracy między stronami, a na żądanie HF udostępnić imienny wykaz takich osób,

d)     przedsięwziąć wszelkie kroki mające na celu przestrzeganie przez swoich pracowników lub współpracowników zasad poufności Informacji,

e)     zabezpieczenia przekazanych danych przed dostępem osób niepowołanych.

3.     Ustalenia dotyczące poufności pozostają w mocy prawnej po zakończeniu działań biznesowych, w okresie pięciu lat po zakończeniu realizacji zamówienia, chyba że Informacje zostaną przekazane do wiadomości publicznej       w sposób nie naruszający postanowień niniejszej umowy.

4.     Informacje oraz przekazane dane pozostają wyłączną własnością HF. Dostawca zobowiązuje się je przechowywać z należytą dbałością i zwrócić po zakończeniu współpracy na pisemne wezwanie HF wraz ze wszystkimi wykonanymi kopiami. Informacje utrwalone przez Dostawcę na nośnikach uniemożliwiających ich zwrot Stronie ujawniającej powinny zostać skasowane lub w inny sposób trwale zniszczone co zostanie potwierdzone stosownym protokołem, którego kopię Dostawca przekaże HF. Udostępnienie przez HF informacji nie może być w żadnym wypadku traktowane jako udzielenie licencji, zgody lub jakiegokolwiek innego prawa na wykorzystywanie otrzymanych Informacji do celów innych niż wykonanie usług/zleceń/dostaw dla i na rzecz HF, ewentualne inne ustalenia w tym zakresie muszą zostać w sposób jasny i nie budzący wątpliwości potwierdzone odrębną umową pomiędzy Stronami.

 

Artykuł 3

KARY UMOWNE

1.     W przypadku opóźnienia Dostawcy w wykonaniu dostawy zapłaci on HF karę umowną w wysokości 0,5% wartości danego zamówienia za każdy rozpoczęty tydzień opóźnienia. Dostawca wyraża niniejszym zgodę na potrącenie przez HF należnych kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia, jednak nie więcej niż 15% łącznej wartości zamówienia.

2.     Za naruszenie postanowień dotyczących poufności umowy, zastrzeżonej w Artykule 2, Dostawca zapłaci HF karę umowną w wysokości  odpowiadającej faktycznie wyrządzonej naruszeniem szkody jednak nie niższej niż 50.000 zł. (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).

3.     HF jest uprawnione do potrącenia z wynagrodzenia należnego Dostawcy przysługujących jej kar umownych oraz wszelkich innych naliczonych zasadnie kosztów.

 

Artykuł 4

WYKONAWSTWO ZASTĘPCZE

1.     W przypadku gdy opóźnienie Dostawcy w wykonaniu Dostawy trwa dłużej niż 30 dni HF jest uprawnione do odstąpienia od zawartej umowy i powierzenia wykonania jej przedmiotu podmiotowi trzeciemu wybranemu według własnego uznania.

2.     W sytuacji opisanej w pkt 1 Dostawca najpóźniej w terminie 7 dni od daty otrzymania informacji o odstąpieniu od umowy zobowiązany jest na swój koszt zwrócić do HF (lub miejsca przez nią wskazaną) wszelkie informacje, dokumenty i inne narzędzia otrzymane na potrzeby współpracy od HF, pod rygorem zapłaty kary jak za naruszenie zasad poufności.

3.     Powierzenie wykonawstwa zastępczego następuje na koszt i ryzyko Dostawcy i nie wyłącza jego odpowiedzialności z tytułu wykonanej wcześniej umowy oraz zapłaty kar umownych.

Artykuł 5

WYMAGANIA JAKOŚCIOWE

 

1.     Dostawca ponosi pełną odpowiedzialność za jakość dostarczanych do HF wyrobów oraz przekazywanie wymagań jakościowych HF do swoich dostawców.

2.     Dostawca w swojej organizacji powinien wyznaczyć osobę kontaktową, z którą przedstawiciele HF będą utrzymywać kontakt w sprawach związanych z jakością dostarczanych wyrobów.

3.     Dostawca odpowiada za prawidłowe ewidencjonowanie i identyfikowanie zarówno materiału jak i detali od momentu dostawy materiału do momentu wysyłki wyrobów gotowych.

4.     Dostawca po wspólnym uzgodnieniu z HF terminu, zapewni prawo wstępu dla przedstawicieli HF do wszystkich obszarów zaangażowanych w realizację niniejszej umowy oraz możliwość przeprowadzenia audytu lub kontroli/odbioru części wykonywanych na terenie Dostawcy lub u jego dostawców. Termin nie może być ustalony na późniejszą datę niż maksymalnie dwóch miesięcy od pisemnego zawiadomienia dostawcy o chęci przeprowadzenia audytu.

5.     Jeśli wymagane jest przez HF, aby Dostawca dołączył do dostawy Świadectwo Jakości  potwierdzające spełnienie wymagań zamówienia złożonego przez HF.

Świadectwo Jakości powinno zawierać:

a)       nazwa i adres Dostawcy (zgodnie z zamówieniem),

b)       opis, numer części, ilość części, numer serii lub nr wytopu jeżeli jest wymagany,

c)       Atest materiałowy (kopia uwierzytelniona przez Dostawcę)

d)       numer zamówienia / umowy / kontraktu,

e)       wszelkie informacje dotyczące odstępstw, zezwoleń itp. oraz potwierdzenie ich uzgodnienia z HF,

f)        oświadczenie o zgodności dostarczanych wyrobów z wymaganiami zamówienia/ kontraktu / umowy, rysunku konstrukcyjnego i związanych specyfikacji,

g)       wszystkie inne dane określone w wymaganiach technicznych i/lub zamówieniu/ kontrakcie / umowie,

h)       Świadectwo Jakości, które dla swej ważności wymaga podpisu przedstawiciela Dostawcy do Świadectwa należy dołączyć ,,Kartę pomiarową”.

6.     Produkty pochodzące z zagranicy, na pisemny wniosek Kupca, muszą być dostarczane wraz z tłumaczeniem certyfikatów jakościowych, certyfikatów zgodności oraz instrukcji produktowych na wskazany przez HF język. W przypadku dokumentów, o których mowa wyżej dla dostaw cyklicznych powinny być one przedkładane do każdej dostawy (partii) i powinny zostać przesłane do HF najpóźniej w dniu dostawy, chyba że strony ustalą inaczej.

7.     Karta pomiarowa lub produktowa, jeżeli wymagana przez HF, musi być wystawiona na każdy detal w pełnym zakresie wykonywanych pomiarów.

8.     Dostawca zapewni kontrolę dla 100% pozycji dostarczanych do HF i materiałów powierzonych od HF.

9.     Dostawca musi spełnić wszystkie wymagania umieszczone w zamówieniu zakupowym.

10.  Wyniki pomiarów, badań, certyfikaty, atesty materiałowe wymagane na zamówieniu zakupowym należy dołączyć do Świadectwa Jakości, jeżeli jest ono wymagane przez HF.

11.  HF zastrzega sobie prawo odrzucenia odbioru dostarczonego wyrobu, jeżeli wymagane w zamówieniu dokumenty nie zostały dostarczone, i/lub stwierdzono, że dostarczony wyrób jest niezgodny z zamówieniem.

12.  W przypadku stwierdzenia przez HF niezgodności na dostarczonych przez Dostawcę wyrobach zostanie wystawiony i przesłany do Dostawcy protokół reklamacyjny do dostawcy. Dostawca w ciągu 5 dni roboczych zobowiązany jest do odpowiedzi na przesłaną reklamację.

13.  W przypadku reklamacji Dostawca zobowiązany jest w ciągu 20 dni kalendarzowych przedstawić na reklamowaną dostawę pisemny raport zawierający:

a)       opis przyczyny powstania usterki,

b)       opis podjętych działań korygujących mających na celu usunięcia przyczyny jej powstania,

14.  Dostawca na wezwanie HF jest zobowiązany dostarczyć niezwłocznie zastępczą dostawę, nawet w sytuacji niezakończenia procedury reklamacyjnej. W takiej sytuacji Dostawca ustala termin dostawy zastępczej z Kupcem odpowiedzialnym za złożenie zamówienia ale nie dłuższy niż termin pierwotnego czasu dostawy. W sytuacji niedotrzymania nowego terminu dostawy zastępczej, HF ma prawo naliczyć karę umowną w wysokości 0,2% wartości danego zamówienia za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. Dostawca wyraża niniejszym zgodę na potrącenie przez HF należnych kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia, jednak nie więcej niż 20% łącznej wartości zamówienia. Każdorazowo strony dołożą starań do polubownego ustalenia terminu mającego na celu zapewnienie dostępności potrzebnych towarów.

15.  W przypadku rozpoczynania dostaw nowego typu produktu, Dostawca jest zobowiązany do:

a)       sprawdzenia kompletności posiadanej dokumentacji, tj. rysunku, norm warunków technicznych niezbędnych do realizacji zamówienia,

b)       przeanalizowania dokumentacji technicznej pod kątem możliwości wykonawczych,

c)       opracowania technologii wykonania z uwzględnieniem parku maszynowego, oprzyrządowania, narzędzi, środków mierniczych i częstotliwości pomiarów,

d)       wykonania serii próbnej, dokumentując uzyskane wyniki.

16.  Jeżeli nie ustalono inaczej, to okres dostępności części zamiennych do produktów dostarczanych do HF wynosi nie mniej niż 5 lat, a koszty w tym odszkodowania potencjalnego braku ich dostępności ponosi Dostawca. Części zamienne są oferowane wyłącznie po cenach katalogowych/rynkowych pomniejszonych o udzielone przez Dostawcę uprzednio rabaty.

Artykuł 6

WYMAGANIA LOGISTYCZNE

1.     Wymagania dotyczące Dostaw

1.1.      Dostawca jest zobowiązany w terminie 5 dni od daty otrzymania zamówienia, dokonać jego pisemnego potwierdzenia, poprzez odesłanie stosownej informacji zwrotnej do pracownika HF, który przesłał mu zamówienie. Po upływie tego terminu HF uznaje zamówienie za przyjęte bez zastrzeżeń.

1.2.      Wymagane jest natychmiastowe informowanie o możliwych opóźnieniach
w dostawach.

1.3.      Każdy dostawa powinna być oznaczona nazwą Dostawcy.

1.4.      Każdy detal powinien być odseparowany, zabezpieczony przed korozją na okres magazynowania nie krótszy niż 6 miesięcy oraz przed uszkodzeniem w transporcie:

a)       dopuszcza się opakowania papierowe – detale muszą być odseparowane od siebie i zabezpieczone przed korozją na okres magazynowania nie krótszy niż 6 miesięcy,

b)       zastosowane opakowania powinny być dostosowane do ciężaru i rozmiarów pakowanych wyrobów.

1.5.      Towar dostarczony na magazyn bez wymaganych dokumentów jakościowych (atest na materiał, świadectwo jakości na obróbki ulepszania/hartowania i karta pomiarowa z wynikami) nie zostanie przyjęty.

1.6.      Na żądanie HF Dostawca dokona awizacji dostawy na daną godzinę i dzień, z wyprzedzeniem nie mniejszym niż 5 dni roboczych przed wykonaniem dostawy.

2. Własność klienta- materiały powierzone

2.1.      W przypadku gdy w ramach współpracy konieczne jest udostępnienie przez HF narzędzi, oprzyrządowania lub innych urządzeń Dostawcy odbywa się ono na podstawie odrębnej sporządzonej umowy.

2.2.      Materiał składowany przez Dostawcę musi być odpowiednio oznaczony, a rejestry zużycia rejestrowane, w sposób pozwalający na odróżnienie go od innych partii dostaw tego samego materiału.

Artykuł 7

WYMAGANIA ŚRODOWISKOWE

1.     W ramach współpracy z HF Dostawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów i regulacji dotyczących ochrony środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.

2.     Dostawca zobowiązany jest do posiadania wymaganych obowiązującym prawem pozwoleń lub innych wymaganych decyzji dotyczących ochrony środowiska, które są niezbędne do realizacji Dostawy. Na żądanie HF Dostawca zobowiązany jest przedstawić wszelkie dokumenty z zakresu ochrony środowiska dotyczące m.in. materiałów/usług, w tym materiałów, z których powstaje usługa, jak również stosowne pozwolenia w zakresie świadczonej usługi np.  pozwolenie w zakresie gospodarki odpadami.

3.     Dostawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia stosując dostępne produkty, materiały, technologię przyjazną dla środowiska naturalnego oraz ludziom, jak również podejmowania działania w zakresie minimalizowania wpływu na środowisko naturalne
w ramach prowadzonej działalności na każdym etapie życia produktu.

4.     Dostawca zapewnia i gwarantuje, że maszyna i urządzenie techniczne/materiał została wyprodukowana a usługa zrealizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w szczególności w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa, ochrony środowiska, prawa pracy oraz dostarczona maszyna i urządzenie techniczne/materiał/usługa spełnia wymagania prawne dotyczące ochrony środowiska oraz bezpieczeństwa. Dostawca zobowiązany jest dostarczyć stosowną dokumentację wymaganą obowiązującym prawem (np. certyfikat, deklaracja, oświadczenie i inne)  potwierdzającą powyższe.

5.     Dostawca substancji lub mieszaniny niebezpiecznej zobowiązany jest dostarczyć do HF (zalecane jest dostarczenie na skrzynkę mailową zamawiającego) aktualną kartę charakterystyki tej substancji lub mieszaniny w języku polskim, najpóźniej w dniu dostawy.

6.     Dostawca/podwykonawca zobowiązany jest dostarczyć (zalecane jest dostarczenie na skrzynkę mailową zamawiającego, lub po wcześniejszym poinformowaniu przez dostawcę/ podwykonawcę w formie oryginału) oświadczenie REACH w zakresie dostarczanego materiału, usługi, wyrobu oraz inne dokumenty, które wymagane są obowiązującymi przepisami prawnymi (w tym na żądanie zamawiającego).

7.     Jeżeli Dostawca jest wytwórcą odpadów powstających w wyniku świadczenia usług i ponosi odpowiedzialność za postępowanie z wytworzonymi odpadami w sposób zapewniający ochronę życia i zdrowia ludzi oraz ochronę środowiska wg obowiązujących przepisów prawa w tym obszarze. Jeżeli odpady zostały wytworzone na terenie HF, dostawca/podwykonawca zobowiązany jest do ich usunięcia na własny koszt, chyba że umowa współpracy stanowi inaczej.

8.     Jeżeli Dostawca w ramach współpracy z HF wwozi lub użytkuje na terenie Spółki: materiały, substancje niezbędne do wykonania prac, jest zobowiązany do zabezpieczenia ich tak, aby uniemożliwić zanieczyszczenie nimi wody, gleby lub powietrza atmosferycznego, w tym przedostania się ich do kanalizacji wewnątrzzakładowej. Ponadto sposób gospodarowania nimi nie może przyczynić się do wystąpienia zagrożenia środowiska, ludzi oraz awarii, w tym poważanej awarii przemysłowej na terenie zakładu, ani też jej rozprzestrzeniać, zwiększać. Wszystkie substancje i mieszaniny niebezpieczne stosowane w miejscu wykonywania prac na rzecz i na terenie Spółki muszą posiadać na opakowaniach czytelne i właściwe oznakowanie (piktogramy).

9.     Dostawca ponosi odpowiedzialność za szkody środowiskowe wywołane swoim działaniem lub zaniechaniem.

Artykuł 8

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.     OWD zostały przyjęte uchwałą Zarządu Spółki i są opublikowane na stronie internetowej HF: www.hymon.pl i obowiązują od dnia 1 marca 2021.

2.     Wszelkie zmiany do OWD, uzgodnione między pracownikami HF, a Dostawcą wymagają dla swej ważności pisemnej decyzji Dyrektora Pionu, w którym znajduje się Dział Zakupów HF.

3.     W sprawach nieuregulowanych w OWD zastosowanie mają zapisy zawartych pomiędzy HF, a Dostawcą umów, a w dalszej kolejności właściwe przepisy Kodeksu Cywilnego oraz innych obowiązujących przepisów prawa.

4.     Jeżeli zapisy umowy podpisanej przez HF i Dostawcę są inne lub sprzeczne z zapisami OWD, wówczas zapisy umowy są nadrzędne.

5.     Właściwym sądem dla rozstrzygania sporów jest sąd w Tarnowie, w Polsce.